Datenschutzerklärung

Stand: 27. September 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website, bei der Kontaktaufnahme mit uns und bei der Nutzung unserer WhatsApp-Kommunikation einschließlich der zugehörigen Kundenverwaltung.

1. Verantwortlicher und Ansprechpartner

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen Datenverarbeitungen ist:

aitkom – Ihr ITK-Spezialist
Inhaber: Mohamed Amin
Buckhoffstr. 6
48282 Emsdetten
Deutschland

Telefon: +49 2572 871960
E-Mail: info@aitkom.de
Website: https://www.aitkom.de

Ansprechpartner für Datenschutzfragen und die Ausübung Ihrer Rechte ist Mohamed Amin. Sie erreichen ihn über die oben angegebenen Kontaktdaten.

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Kundenbetreuung sowie zur Vorbereitung und Durchführung von Verträgen.

Dabei gelten je nach Verarbeitung folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen.

Die jeweiligen Zwecke und berechtigten Interessen erläutern wir in den folgenden Abschnitten.

Empfänger

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Zusätzlich können eingesetzte Dienstleister Daten erhalten, soweit dies für ihre Leistungen erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere Anbieter für Hosting, IT-Betrieb, Kommunikation und Kundenverwaltung.

Weitere Übermittlungen erfolgen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht, eine Übermittlung für die Vertragsdurchführung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine andere gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt insbesondere, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden. Maßgeblich sind die Art der Unterlagen, die einschlägigen gesetzlichen Fristen und gegebenenfalls die Dauer eines konkreten Verfahrens.

Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf der maßgeblichen Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Bereitstellung von Daten

Die Kontaktaufnahme mit uns und die Bereitstellung Ihrer Angaben sind grundsätzlich freiwillig. Ohne die für ein Anliegen oder einen Vertrag erforderlichen Informationen können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten oder eine gewünschte Leistung nicht erbringen.

Für den technischen Abruf der Website sind bestimmte Verbindungsdaten erforderlich. Einzelheiten finden Sie im folgenden Abschnitt.

3. Website-Hosting und technische Zugriffsdaten

Unsere Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, gehostet.

Beim Aufruf einer Website werden technisch notwendige Informationen zwischen Ihrem Browser und dem Webserver ausgetauscht. Hierzu gehören insbesondere:

• die IP-Adresse Ihres Geräts;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• angeforderte Seiten und Dateien;
• Antwortstatus und übertragene Datenmenge;
• Browser- und Betriebssysteminformationen;
• die zuvor besuchte Seite, soweit Ihr Browser diese Information übermittelt.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung unserer Website, dem sicheren und stabilen Betrieb sowie der Erkennung und Behebung technischer Störungen und missbräuchlicher Zugriffe. Hierfür können technische Zugriffs- und Fehlerprotokolle verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der zuverlässigen und sicheren Bereitstellung unseres Internetangebots.

Die Speicherung technischer Protokolle wird auf den für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlichen Zeitraum begrenzt. Soweit Daten zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden, können sie bis zum Abschluss der erforderlichen Untersuchung und gegebenenfalls zur Rechtsverfolgung aufbewahrt werden.

Weitere Informationen des Hostinganbieters:
IONOS – Hinweise zu Logdateien

4. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Cookies und vergleichbare Technologien

Cookies sind kleine Informationen, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Vergleichbare Technologien können ebenfalls Informationen auf Ihrem Gerät speichern oder auslesen.

Für eine unbedingt erforderliche Speicherung oder einen unbedingt erforderlichen Zugriff zur Bereitstellung eines von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienstes gilt § 25 Abs. 2 TDDDG. In anderen Fällen ist grundsätzlich Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich.

Davon zu unterscheiden ist die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten. Diese richtet sich nach der DSGVO und der für den jeweiligen Zweck geltenden Rechtsgrundlage.

Verwaltung Ihrer Auswahl

Auf unserer Website ist das Einwilligungswerkzeug Complianz eingebunden. Es dient dazu, Ihre Auswahl zu Cookies und Diensten abzufragen und zu berücksichtigen.

Dabei werden insbesondere Informationen zu Ihrer Auswahl und zur verwendeten Einwilligungsfassung verarbeitet. Soweit diese Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die erforderliche Speicherung Ihrer Auswahl auf Ihrem Endgerät erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG.

Über die Funktion „Zustimmung verwalten“ können Sie Ihre Auswahl erneut aufrufen und erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Außerdem können Sie Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder deren Speicherung einschränken. Dadurch können bestimmte Funktionen beeinträchtigt werden. Das Löschen von Cookies beseitigt nicht automatisch bereits bei uns oder anderen Anbietern gespeicherte personenbezogene Daten.

5. Google reCAPTCHA

Auf unserer Website ist Google reCAPTCHA über das WordPress-Plugin CAPTCHA 4WP eingebunden. Der Dienst dient der Unterscheidung menschlicher Eingaben von automatisierten Zugriffen und damit dem Schutz vor Spam und Missbrauch.

Bei der Einbindung werden Verbindungen zu Google hergestellt. Dabei können insbesondere die IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Angaben zur aufgerufenen Seite übermittelt werden. Bei Durchführung einer Prüfung können zusätzlich Informationen über Interaktionen verarbeitet werden.

Informationen über die Verarbeitung durch Google, die Speicherdauer und internationale Datenübermittlungen finden Sie unter:

Google – Datenschutzerklärung
Google – Internationale Datenübermittlungen

[REDAKTIONELLER PRÜFPUNKT – vor Veröffentlichung vervollständigen: Für die tatsächlich eingesetzte reCAPTCHA-Konfiguration sind der konkrete Anbieter bzw. Vertragspartner, die Verarbeitung einschließlich etwaiger Endgerätezugriffe und die tragfähige Rechtsgrundlage zu bestätigen. Eine vorgeschaltete Einwilligung wurde bislang nicht nachgewiesen. Dieser Hinweis gehört nicht in die veröffentlichte Fassung.]

Sie können uns alternativ telefonisch oder per E-Mail kontaktieren.

6. Kontaktformular, E-Mail und telefonische Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns zur Bearbeitung Ihres Anliegens zur Verfügung stellen.

Dazu können insbesondere gehören:

• Name und gegebenenfalls Unternehmenszugehörigkeit;
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
• Betreff und Inhalt Ihrer Anfrage;
• übermittelte Dokumente und andere Anhänge;
• Informationen zu betroffenen Angeboten, Aufträgen oder Leistungen.

Bei Formularanfragen können außerdem technische Informationen zum Versand verarbeitet werden, soweit dies zur Übermittlung, Fehlerbehebung oder Missbrauchserkennung erforderlich ist.

Betrifft Ihre Anfrage einen Vertrag mit Ihnen oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.

Sonstige Anfragen bearbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihre Kontaktaufnahme zu beantworten und das betreffende Anliegen sachgerecht zu bearbeiten.

Soweit wir für eine bestimmte Verarbeitung Ihre Einwilligung einholen, erfolgt diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Anfragen können in unserem Kundenverwaltungssystem gespeichert und einem bestehenden Kundenkonto oder Geschäftsvorgang zugeordnet werden. Einzelheiten hierzu finden Sie in Abschnitt 8.

Wir löschen die Daten, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

7. Kommunikation über WhatsApp

Kontaktmöglichkeit

Sie können uns über WhatsApp unter folgender Nummer erreichen:

+49 2572 871960

Wir nutzen hierfür die WhatsApp Business Platform mit einer Anbindung an unser Kundenverwaltungssystem Odoo.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Alternativ stehen Ihnen unsere Telefonnummer und die E-Mail-Adresse info@aitkom.de zur Verfügung.

Umfang und Zwecke der Verarbeitung

Bei der WhatsApp-Kommunikation verarbeiten wir insbesondere:

• Ihre Telefonnummer und den übermittelten Profilnamen;
• Nachrichteninhalte;
• mitgesendete Bilder, Dokumente, Sprachnachrichten und andere Dateien;
• Zeitpunkte der Kommunikation;
• verfügbare Versand-, Zustell- und Lesestatusinformationen;
• Angaben zur Zuordnung Ihrer Anfrage zu einem Kundenkonto, Angebot oder Auftrag.

Wir verarbeiten diese Informationen zur Beantwortung von Fragen, zur Beratung, zur Bearbeitung von Serviceanliegen sowie zur Vorbereitung und Durchführung von Verträgen.

Über die WhatsApp-Schnittstelle werden Nachrichten an Odoo übertragen und dort gespeichert und durch die zuständigen Personen unseres Unternehmens bearbeitet. Auch aus Odoo versendete WhatsApp-Nachrichten werden über diese Schnittstelle übermittelt.

Rechtsgrundlagen

Soweit die Kommunikation einen Vertrag mit Ihnen oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage betrifft, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für sonstige Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung Ihres Anliegens über den von Ihnen gewählten Kommunikationskanal.

Soweit wir für eine bestimmte Verarbeitung Ihre Einwilligung einholen, beruht diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Kontaktaufnahme über WhatsApp stellt für sich genommen keine Einwilligung in den Erhalt von Werbung dar.

WhatsApp als Dienstanbieter

Für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited, Irland, Vertragspartner für die WhatsApp-Unternehmensdienste.

Soweit WhatsApp Daten in unserem Auftrag verarbeitet, gelten die entsprechenden Datenverarbeitungsbedingungen für Unternehmensdienste. Daneben verarbeitet WhatsApp Daten im Rahmen seines eigenen Dienstes nach seinen Datenschutzhinweisen.

Weitere Informationen:

WhatsApp – Datenschutzerklärung für die Europäische Region
WhatsApp – Datenverarbeitungsbedingungen für Unternehmensdienste

Internationale Datenübermittlungen

Bei der Bereitstellung der WhatsApp-Unternehmensdienste werden Daten auch an WhatsApp LLC und Meta Platforms Inc. in den USA übermittelt. Weitere Unterauftragnehmer können beteiligt sein.

WhatsApp nennt für diese Übermittlungen an die genannten US-Unternehmen das EU-US Data Privacy Framework als Grundlage und sieht alternativ weitere anerkannte Übermittlungsmechanismen vor, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln.

Informationen zu den maßgeblichen Regelungen und Garantien:

WhatsApp Business Data Transfer Addendum

Der deutsche Standort unseres Odoo-Servers bedeutet daher nicht, dass sämtliche WhatsApp-bezogenen Verarbeitungen ausschließlich in Deutschland stattfinden.

Speicherdauer und Wechsel des Kontaktwegs

Wir speichern die bei uns vorliegenden WhatsApp-Nachrichten so lange, wie dies für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens und gegebenenfalls die Vertragsabwicklung erforderlich ist.

Nachrichten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen oder für Rechtsansprüche benötigt werden, können entsprechend länger aufbewahrt werden. Es gelten die Kriterien aus Abschnitt 2.

Sie können uns jederzeit mitteilen, dass Sie die weitere Kommunikation telefonisch oder per E-Mail führen möchten.

8. Kundenverwaltung mit Odoo / easyfilius

Wir verwenden Odoo im Rahmen von easyfilius zur Verwaltung von Kunden- und Kontaktdaten, Anfragen, Angeboten, Aufträgen und zugehöriger geschäftlicher Kommunikation.

Hierzu gehören auch die über die WhatsApp Business Platform empfangenen und versendeten Nachrichten.

Betreiber und unser Vertragspartner für die Bereitstellung der Odoo-Instanz ist:

Intero Mobile Solutions GmbH
Heinrich-Heine-Ring 76
18435 Stralsund
Deutschland

Für Hosting, Softwarebereitstellung, Wartung und Support können weitere Dienstleister eingesetzt werden. Die vorliegenden Intero-Unterlagen nennen:

• Intero Technologies GmbH für Implementierung, Betrieb, Wartung und Support;
• KOMSA für Supportleistungen;
• Hetzner Online GmbH für Hosting;
• Odoo S.A., Belgien, für Enterprise-Software und Datenbankmigrationen bei Versionswechseln.

Soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist, können diese Dienstleister Zugriff auf die im System verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten.

Laut Endnutzervereinbarung befindet sich der Server der von Intero bereitgestellten Instanz in Deutschland.

Die Verarbeitung dient einer geordneten Kundenbetreuung und der Bearbeitung geschäftlicher Vorgänge. Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Verträge und vorvertragliche Maßnahmen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Verpflichtungen;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die sonstige Organisation und Bearbeitung geschäftlicher Anfragen.

Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen Kundenbetreuung und der nachvollziehbaren Zuordnung von Anfragen und Kommunikation.

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Geschäftsvorgang sowie den in Abschnitt 2 beschriebenen Kriterien.

9. Verlinkungen auf andere Angebote

Unsere Website enthält Verlinkungen zu Angeboten anderer Anbieter, unter anderem zu sozialen Netzwerken.

Wenn Sie einen solchen Link aufrufen, wird die betreffende Zielseite geöffnet. Für die dortige Verarbeitung Ihrer Daten gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Dieser Abschnitt bezieht sich auf einfache Verlinkungen. Direkt auf unserer Website eingebundene Dienste werden hiervon nicht erfasst; für diese gelten die jeweiligen dienstbezogenen Hinweise.

10. Ihre Datenschutzrechte

Sie können Ihre Rechte über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten geltend machen.

Auskunft

Nach Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Dazu gehören insbesondere Informationen über Zwecke, Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer und eine Kopie der betreffenden Daten.

Berichtigung

Nach Art. 16 DSGVO können Sie die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Löschung

Nach Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Ausnahmen bestehen insbesondere, soweit eine weitere Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Einschränkung der Verarbeitung

Nach Art. 18 DSGVO können Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, beispielsweise während der Prüfung einer von Ihnen bestrittenen Richtigkeit.

Datenübertragbarkeit

Nach Art. 20 DSGVO können Sie personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.

Soweit technisch möglich und rechtlich vorgesehen, können Sie die unmittelbare Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir verarbeiten die betreffenden Daten anschließend nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen. Die Verarbeitung für diesen Zweck wird dann beendet.

Widerruf einer Einwilligung

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Automatisierte Entscheidungen

Nach Maßgabe von Art. 22 DSGVO haben Sie das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung einschließlich Profiling unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Es gelten die gesetzlichen Ausnahmen und Schutzvorschriften.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes.

Für Nordrhein-Westfalen ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de

11. Löschung von WhatsApp- und Kundendaten beantragen

Für einen Antrag auf Löschung Ihrer bei aitkom gespeicherten personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte an:

info@aitkom.de

Sie können beispielsweise den Betreff „Antrag auf Datenlöschung“ verwenden.

Nennen Sie bitte die zur Zuordnung erforderlichen Angaben, beispielsweise Ihren Namen und bei WhatsApp-Anfragen die verwendete Telefonnummer einschließlich Landesvorwahl. Eine besondere Form ist für Ihren Antrag nicht vorgeschrieben.

Bitte senden Sie nicht unaufgefordert Ausweiskopien oder andere zusätzliche sensible Unterlagen. Bei begründeten Zweifeln an Ihrer Identität können wir angemessene zusätzliche Informationen zur Bestätigung anfordern.

Wir prüfen Ihren Antrag und löschen die betreffenden Daten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Soweit einzelne Daten weiterhin aufbewahrt werden müssen, informieren wir Sie über die Gründe und begrenzen deren weitere Verarbeitung auf die zulässigen Zwecke.

Über die ergriffenen Maßnahmen informieren wir Sie grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags. Falls eine gesetzlich zulässige Fristverlängerung erforderlich ist, informieren wir Sie innerhalb dieses Monats über die Verlängerung und die Gründe.

Ein Löschantrag bei aitkom betrifft Daten in unserem Verantwortungsbereich. Er löscht nicht automatisch Ihr WhatsApp-Konto oder Daten, die WhatsApp eigenverantwortlich verarbeitet. Hierfür können Sie die Datenschutz- und Kontofunktionen von WhatsApp nutzen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich die beschriebenen Datenverarbeitungen, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern.

Die aktuelle Fassung finden Sie auf unserer Website.